Viime vuosina on puhuttu paljon siitä, että yritysten pitää ottaa digitalisaation tuomat mahdollisuudet oikeasti huomioon omassa toiminnassaan. Ennen koronaikaa riitti aiheesta puhetta ja kirjoituksia, mutta ei läheskään niin paljon toimintaa kuin mitä viimeiset kaksi vuotta ovat pitäneet sisällään. Nämä kaksi vuotta ovat näyttäneet, mitä pakko saa aikaiseksi yrityselämässä.
Otetaan esimerkkinä yritysten sisäiset palaverit ja kokoukset, sekä yritysten väliset tapaamiset. Ne ovat aina täyttäneet osan varsinkin tuotekehitykset, myynnin, markkinoinnin ja johdon kalentereista. Vielä pari vuotta sitten monen yrityksen neuvottelukäytännöt tarkoittivat niin sisäisissä kuin yritysten välisissä tarpeissa sitä, että ensin varattiin aika, sitten varattiin tila ja sitten tavattiin paikan päällä kaikki henkilökohtaisesti. Näin tehtiin, vaikka lähes koko 2000-luku on ollut mahdollista järjestää neuvotteluja myös etänä, digitaalisesti.
Videoneuvottelujen uusi aika
Nyt vuonna 2021 se on videoneuvottelu, mikä on ensisijainen vaihtoehto niin sisäisille palavereille kuin yritysten välisille neuvotteluille. Siinä missä vielä muutamia vuosia sitten yritysten piti ostaa videoneuvotteluita varten kalliita laitteita, nykyään pärjätään aivan perustoimistotietokoneella ja siihen liitetyllä videokameralla ja sen mikrofonilla. Jos haluaa hieman hienompaa, niin sitten kameraan ja mikrofoniin panostetaan hieman enemmän, mutta käytännössä jo yksi etäneuvottelu säästää ajansäästön kautta ne kulut, jotka liittyvät mahdollisiin laitehankintoihin.
Videoneuvottelut ja videokokoukset tulivat kaikkiin tilanteisiin nopeasti. On tarve sitten lehdistötapahtumalle, myyntineuvottelulle tai koulutukselle, tapahtuu niistä suurin osa nyt videoneuvotteluna. Yritysten käytössä ovat pääosin samat ohjelmistot, mitkä ovat saatavilla kotikäyttäjillekin, ja pienetkin yritykset ovat päässeet käytännössä samalle viivalle isojen kanssa.
Tutkimukset ovat myös tuoneet tietoa siitä, että yritysten henkilökunta on tyytyväinen kokouskäytäntöjen muuttumiseen ja etäkokouksiin osallistuneet ovat entistä tyytyväisempiä työhönsä. Etäkokoustaminen on yhtä helppoa niin omalta työpisteeltä toimistolla, kuin etätyöpisteeltä kotoa.
Miksi etäneuvottelut tulivat niin nopeasti
Etäneuvottelut ovat olleet saatavilla jo vuosikausia, mutta yritysten toimintatapaan ja yrityskulttuuriin on kuulunut matkustaminen asiakkaiden luo, messuille, kursseille, eikä kukaan ole suuremmin asiaa ihmetellyt tai kritisoinut. Lentomatkustaminen on ollut aivan normaalitapa tavata asiakkaita ja kumppaneita maailman laajuisesti – nyt se tilalle on monesti tullut videoneuvottelu.
Videoneuvottelut ovat helppoja ja nopeita järjestää. Niissä ei tarvita monimutkaisia laitteita tai ohjelmistoja ja jokainen oppii sellaisen pitämisen ja osallistumisen nopeasti. Ne säästävät aikaa ja rahaa ja mahdollistavat paljon erilaisia kokousominaisuuksia, joita vanhanaikainen kasvokkain tapaaminen ei mahdollistanut. Totta kai henkilökohtaisetkin tapaamiset ovat vielä työlistalla ja kalenterissa, mutta vähentyneinä huomattavasti. Tiedämme myös tilanteen säilyvän näin koronan jälkeenkin, sillä esimerkiksi ilmastokysymykset ja vastuullisuus yritysten toiminnassa ajavat yritykset vähentämään matkustamista – ja etäkokoukset, videoneuvottelut ovat yksi selvä tapa saada tätä matkustamista vähemmäksi.
Etäneuvotteluiden hyvät puolet
Mietitään tarkemmin videoneuvottelun rakennetta verrattuna vanhanaikaiseen kokoustamiseen. Ensimmäinen vaihe on ajan löytyminen. Ennen etäkokousten aikaa, piti kalenteriin varata aikaa kokousten välisille siirtymille, ja joillekin henkilöille se tarkoitti päivien vapautumista kuukausikalenterista. Tämä ajansäästö syntyi, kun ulkomaankokous- ja myyntimatkat vaihtuivat etäkokouksiksi. Myös kotimaan kokoustaminen toi kalenteriin vapaata tilaa, joten nyt kokouksille löytyy helpommin aikaa kalenterista, ja se aika mikä ennen kului matkustamiseen, on käytettävissä tehokkaammin ja tuottavammin.
Etäkokoukset eivät myöskään tarvitse samanlaisia tilavarauksia. Siinä missä monet yritykset ovat siirtyneet entistä enemmän etätöihin ja toimistotilat ovat tyhjentyneet entisestään, monet kokoukset ja myyntineuvottelut voidaan hoitaa omasta etätyöpisteestä käsin.
Etäneuvottelut mahdollistavat myös uudella askeleella entistä enemmän paperivapaan työskentelyn. Siinä missä ennen tapaamisiin aina tulostettiin jokaiselle osallistujalle kokouksen sisältö ja aikataulu, nyt se on saatavilla digitaalisessa muodossa kokouksen yhteydessä ja paperin tulostaminen on käytännössä aivan turhaa. Etäneuvottelut ovat tuoneet myös entistä useammalle työpisteelle toisen monitorin tai entistä laajemman näytön, jotta kokoustamisen aikana on mahdollista tehdä myös muita töitä, tai itse kokoustamiseen liittyviä tehtäviä.
Etäkokous mahdollistaa entistä joustavammin lisätietojen hakemisen kokouksen aikana ja kokoukseen osallistujien jakamisen, vaikka kokouksen sisäisiin ryhmiin – tilanne, joka olisi ennen vaatinut huomattavia tilajärjestelyitä niin etukäteen kuin itse kokousten aikana. Jos teidän yrityksenne ei ole vielä siirtynyt videoneuvotteluihin, olisiko niiden aika nyt?
