Alati laajentuvissa ja monihaaraisissa työorganisaatioissa on entistä tärkeämpää, että niiden sisäinen ja ulkoinen kommunikaatio sekä työnkulku ovat sujuvaa. Entistä useammin työntekijät tekevät töitään etänä ja projektipäälliköt ovat jatkuvasti tien päällä, jolloin reaaliajassa päivittyvien viestien ja mailien kanssa kartalla pysyminen voi muodostua haastavaksi.
Tämän vuoksi on elintärkeää, että työorganisaatiolla on käytettävissään sen tarpeisiin sopivaksi muokattava projektinhallintatyökalu, jonka käytön jokaisen työntekijän on helppoa oppia, harjoittelijasta veteraaniin.
Koska myös mobiililaitteet ovat tärkeä osa kommunikaatiota nykyään, niin työkalujen pitää olla myös helposti omaksuttavia ja nopeita käyttää myös niiden avulla. Projektinhallinta.info tarjoaa tietoa markkinoiden monipuolisimmista ja suositeltavimmista projektinhallintatyökaluista, jotka voivat nostaa työnteon mukavuuden, sujuvuuden sekä tehokkuuden uudelle tasolle.
Nykypäivän pilvipalvelimissa pyörivät projektinhallintatyökalut ovat erittäin helppoja oppia käyttämään ja niillä tiedostojen, tilanneraporttien, aikataulujen sekä yhteydenpidon ylläpito työntekijöiden ja asiakkaiden välillä on tehty todella sulavaksi.
Yksi parhaista työkaluista projektinhallintaan on helposti räätälöitävissä oleva monday.com. Siitä löytyvät myös kaikki tässä artikkelissa läpi käytävät ominaisuudet.
Ominaisuudet ja hyödyt
Nykyaikaisen projektinhallintasovelluksen hyötyjä:
- Yksi työkalu, yksi lisenssimaksu
- Läpinäkyvyys motivoi työntekijöitä
- Säästetty työaika lisää kannattavuutta
- Järjestelmällinen projektinhallinta tehostaa työtä
- Voit unohtaa vanhanaikaiset taulukot
- Vähennä yrityksen sisäiset sähköpostit jopa nollaan
Alla käymme tarkemmin läpi, mitä ominaisuuksia hyvältä projektinhallintatyökalulta voidaan odottaa.
Projektinsuunnittelu
Hyvän projektisuunnitelman kehittämiskyky on iso osa organisaatiota, joka haluaa kasvaa tulevaisuudessa. Siinä huomioidaan tiimisi resurssit, käytettävissä olevan aika ja arvioitu budjetti. Projektin käynnistyessä laadukas projektinhallintaohjelma seuraa näiden osa-alueiden käyttöä reaaliajassa ja kaikki tehtävät ovat eroteltavissa niille erikseen määrättyihin työtiloihin, joten tiimit ja työnjohtajat ovat aina tilanteen tasalla.
Jotta organisaatio voisi kehittyä omassa projektinhallinnassaan, sen kannattaa sijoittaa nimenomaan helposti hallittavaan työkaluun.
Asiakkuudenhallinta
Asiakkuudenhallinta, kansainvälisesti CRM (Customer Relationship Management), on yrityksen kenties tärkein hallittava tehtävä. Kun organisaation jäsenet ovat jatkuvasti yhteydessä keskenään, vastailevat maileihin ja työstävät raporttejaan, niin sujuvaa kommunikointia ja projektisuunnittelua yrityksen ja asiakkaan välillä ei voi missään tapauksessa vähätellä.
Jokaisella potentiaalisella asiakkaalla on kuitenkin omat mieltymyksensä siitä, miten yhteydenpito ja työsuunnitelmat etenevät, jolloin vapaasti kustomoitava työkalu näiden asioiden hoitamiseen on kullan arvoinen. Pilveen rakennettu, muokattava ja mobiiliakin tukeva asiakkuudenhallintapohja helpottaa asiakassuhteiden ylläpitoa selkeällä visuaalisella käyttöliittymällä.
Työnohjaus
Työnohjauksessa määrätään selkeä etenemispolku, jolla suunniteltu projekti tullaan viemään maaliin saakka. Projektinhallintatyökalun tulisi pystyä selkeästi esittämään ja mittaamaan työn tulokset, josta nähdään, ovatko organisaation tavoitteet realistisia. Siinä määritellään jokaiselle projektiin osallistuvalle organisaation jäsenelle selkeät roolit ja vastuualueet ja määräajat, johon mennessä työn pitää olla tehtynä. Projekti voidaan jakaa pienempiin osa-alueisiin, jolloin koko projektille saadaan selkeä rakenne ja toimintasuunnitelma.
Voit rakentaa suunnitelmasi selkeäksi näkymäksi, jossa jokainen tehtävä, työntekijä, aikamääre ja tilanne on eroteltu visuaalisesti. Koska voit jakaa saman sovelluksien kaikkien asiakkuuksien ja tehtävien hallitsemiseen, niin yrityksesi ei tarvitse sekoittaa pakkaa liikaa manageroidessanne useampia alustoja.
Ajanhallinta ja työvuorosuunnittelu
Ajanhallinta ja työvuorosuunnittelu kulkevat käsi kädessä asiakkuudenhallinnan ja työnohjauksen kanssa. Koska yritykset laskuttavat yleensä asiakkaitaan työstään tuntipohjalta, käytetyn ajan seuraaminen monimutkaistuu isommissa organisaatioissa. Yrityksesi ei kuitenkaan enää tarvitse välttämättä turvautua esimerkiksi perinteiseen kellokorttijärjestelmään, joka jää ominaisuuksilta selvästi pilvipohjaisen ratkaisun jalkoihin. Näiden sovelluksien ajanhallintatyökalut ja –pohjat soveltuvat erinomaisesti myös aliurakoitsijoille ja freelancereille, nekin ovat luonnollisesti muokattavissa käyttäjän mieltymyksien mukaisiksi.
Tarkka ja selkeä ajanhallinta helpottaa laskutusta, auttaa päätöksenteossa ja antaa hyvän näkymän siitä, kuka pärjää ja kuka jää jälkeen tehtävissään. Sama pätee myös työvuorosuunniteluun, johon tarkoitetut työkalut ovat suositeltujen sovellusten vakiovarusteita. Työvuorosuunnitelmalle luodut pohjat ja niiden vapaa optimointi tehostavat entisestään organisaation ajanhallintaa.
Sisäinen viestintä
Sisäinen viestintä parantaa parhaimmillaan hoidettuna näkyvästi työtyytyväisyyttä ja siksi se on olennainen ominaisuus nykypäivän projektinhallintatyökaluissa. Aktiivinen ja selkeä kommunikointi parantaa ryhmähenkeä ja antaa alimmallakin portaalla olevalle työntekijälle selkeämmän kuvan organisaation toiminnasta ja tavoitteista, joka edesauttaa yrityksen yhteisiin tavoitteisiin omistautumista. Vanhemmat intrapohjaiset organisaatioportaalit ovat alkaneetkin muuttumaan sosiaalisemmiksi, reaaliaikaiseen viestintään pohjautuviksi järjestelmiksi sen sijaan, että niiden kautta lähetetään yksittäisiä maileja, joita kukaan ei muista käydä lukemassa.
Suomalainen projektinhallintaan keskittynyt sivusto
Projektinhallinta.infon suosittelemat työkalut sisältävät kaikkiin näihin listattuihin projektinhallinnan osa-alueisiin suunnittelupohjia, joita kiinnostuneet organisaatiot ja yrittävät voivat kokeilla ilmaiseksi – jopa ilman luottokorttia. Joten jos haluat tehostaa ja selkeyttää yrityksesi toimintaa, niin klikkaa osoitteeseen Projektinhallinta.info ja ota sopivin työkalu testiin. Ota yrityksesi ohjat toden teolla haltuusi ja suuntaa kohti parempaa tulevaisuutta!
