1.1.2020 voimaan tullut työaikalaki 872/2019 korvaa edellisen vuonna 1996 säädetyn työaikalain (605/1996).
Työaikalain lähtökohta on suojata työtekijöitä. Työssä ja sen tekemistavoissa tapahtunut muutos yhteiskunnassa on huomattava ja siksi työ- ja vapaa-ajan välisen rajan hämärtyminen on vaarana ilman tarkkaa seurantaa. Vuoden 2020 alusta alkaen työnantaja on velvoitettu seuraamaan työtekijöidensä työaikaa aiempaa laajemmin. Työaikalaki koskee jatkossa myös etätyötä tekeviä ja etätyökin on jatkossa virallisesti työaikaa, jota tulee yhtäläisesti seurata.
Mitä uusi työaikalaki käytännössä muutti?
Työaikalaki muuttaa paljon ja useilla yrityksillä työnhallinta vaatii jopa kokonaan uuden ratkaisun löytämistä. Järjestelmän päivitys tai vaihtaminen on monilla edessä, jos lisätyötunteja halutaan seurannan osalta välttää. Jos yrityksessä on jo otettu käyttöön uuden lain kanssa ajan tasalla oleva ERP-järjestelmä, pitäisi kaiken kuitenkin hoitua kivuttomasti ja parhaassa tapauksessa täysin automaattisesti.
Alle on listattu kuusi suurinta uuden työaikalain tuomaa muutosta.
1. Velvollisuus seurata kaikkien työntekijöiden työaikaa tuli voimaan
Työajanseurantavelvollisuus astui voimaan myös toimihenkilö-, asiantuntija- ja etätyötä tekevien työntekijöiden osalta. Ennen etätyötä ei virallisesti luettu työajaksi, mikä myös osaltaan mahdollisti etätyön työajanseurannan läpisormien katsomisen. Nyt työpäivä voi koostua useasta osasta ja etätyönäkin tehtävä työ on virallisesti työaikaa, mikä tarkoittaa, että työajanseuranta on myös lakisääteistä.
Nykyaikainen ja vuoden 2020 lakiuudistusta vastaavaksi päivitetty työajanseurantajärjestelmä mahdollistaa työaikojen kirjaamisen lähes mistä ja millä laitteella tahansa. Järjestelmän synkronoidessa mobiilissa, leimauslaitteella tai verkkoselaimen kautta tapahtuvat työaikakirjaukset helppokäyttöiseen järjestelmään, on työajanseuranta vaivatonta kaikille osapuolille. Toimiva järjestelmä auttaa työntekijää erottelemaan työajan ja vapaa-ajan entistä paremmin ja pitää osaltaan huolen myös siitä, että jokaisesta tehdystä työtunnista saadaan palkkaa. Työnantajan osalta palkanmaksu ja TES-tulkitun palkka-aineiston muodostaminen helpottuvat automatisoinnilla.
2. Työajalle tuli enimmäismäärä ja ylityön enimmäismäärä poistui
Käytännössä kokonaistyöajan enimmäismäärän muutos ja erillinen ylitöiden enimmäismäärän poistuminen eivät juurikaan vaikuta työntekijän tekemiseen. Viikkotyötä rajoittamalla, ylitöiden maksimimäärälle ei enää vain ollut tarvetta. Hr- ja palkkahallinnon töihin muutos vaikuttaa merkittävästi työvuorosuunnittelun osalta sekä muuttuneina laskentakaavoina sekä uusina valvontarajoina.
3. Ajopäiväkirja muuttui henkilökohtaiseksi
Ajopäiväkirjan pitäminen on ollut lakisääteistä ennenkin, mutta nyt uuden lain aikaa ajopäiväkirjan tulee olla henkilökohtainen. Kaikkien liikkuvaa työtä tekevien tulee siis pitää verottajan kriteerit täyttävää ajopäiväkirjaa henkilökohtaisena. Automaattinen ajopäiväkirja on helpoin ratkaisu työntekijän kannalta. Helppokäyttöinen sekä automaattinen ajopäiväkirja tarkoittavat yrityksen näkökulmasta myös selvää säästöä, kun kallista työaikaa ei kulu osoitteiden sekä mittarilukemien käsin kirjaamiseen ja kuukausittaiseen koostamiseen sekä laskemiseen.
4. Päivittäisen työaikaliukuman raja nousi ja tauko mahdollistettiin
Työaikaliukuman entinen enimmäismäärä oli kolme tuntia. Uuden työaikalain myötä määrä nousi neljään tuntiin vuorokaudessa ja liukuman välissä pidettävä tauko mahdollistettiin. Käytännössä tämä tauko mahdollistaa sekä edesauttaa työ- ja yksityiselämän yhteensovittamista ja mahdollistaa myös työpäivän koostumisen osista.
Työajan kirjaaminen ja työvuorosuunnittelu eivät välttämättä onnistu yrityksessä nykyisillä käytännöillä ja työnhallintajärjestelmältä vaaditaan entistä enemmän ja monipuolisempia käyttötapoja.
5. Työaikaliukuman minimi- ja maksimimäärä muuttui
Uuden lain myötä työaikaliukumalla kerrytettyjä plussatunteja saa olla enintään 60 ja miinustunteja vain 20. Ennen sekä ylitys, että alitus oli rajattu 40 tuntiin. Käytännön työhön muuttuneet liukumarajat eivät ehkä juuri näy, mutta liukumarajojen seuranta tulee järjestää ja rajat sekä niiden huomiointi työvuorosuunnittelussa tulee päivittää ajan tasalle.
6. Työaikapankki sallittiin kaikille liukuvaa työaikaa hyödyntäville yrityksille
Työaikapankki on ennen ollut yleissitovien työehtosopimusten määrittelemä etuus, mutta uuden työaikalain myötä työaikapankkia saavat nyt hyödyntää kaikki yritykset, joissa on otettu käyttöön liukuva työaika.
Työaikapankki on erittäin kätevä, jos sen ylläpito on automatisoitu. Työaikapankin ylläpito ei ole yksinkertaista ja ilman ajan tasalla olevaa työajanseurantajärjestelmää, ei työaikapankkia yksinkertaisesti ole realistista ryhtyä ylläpitämään. Työajanseurantajärjestelmältä vaaditaan muun muassa kykyä tuntien korotukseen prosentteina, normaalituntien, ylityötuntien sekä pyhäpäivien tuntimäärien muunnoksia. Esimerkiksi ylityötunteja vapaaksi vaihdettaessa pätevät samat prosenttikorotukset kuin palkanmaksussakin.
Yhteenveto
Lakiuudistus vaikuttaa käytännössä eniten toimihenkilöiden ja asiantuntijoiden sekä etänä työskentelevien työajanseurantaan ja pyrkii helpottaa työntekijän työ- ja vapaa-ajan yhteensovittamista, sillä edellytyksellä, että yrityksen toimintatavat sekä järjestelmät vastaavat sekä mahdollistavat uuden lain mukaisten mallien sekä joustojen hyödyntämisen.
Työnantajan kannalta uudistus vaatii huomattavaa muutosta palkanlaskennan sekä työaikaliukumien ja työajanseurannan osalta. Ajan tasalla olevalla toiminnanohjausjärjestelmällä homma hoituu kuitenkin helposti.
Kokonaisuudessaan lakiin kirjatut muutokset voit lukea täältä.
